職員ルールブック(20) 「電話対応」

　本法人の「職員ルールブック」の令和7年版(令和7年12月刊)の紹介をしていく。第２０回目の引用である。次の引用は、「仕事に関すること」の項目における「電話対応」に関する内容だ。電話応対の基本的マナーについて述べたものである。

【引用はじめ】

電話対応

【仕事電話の５つの基本マナー】

1.ハキハキと明るく元気な声で！　大切なのは「第一声」と「挨拶」

2.三コール以内で受話器を取って「お待たせしました」とこたえる

3.取次ぎは正確に、長い保留もNG

4.重要な情報のメモと復唱を忘れずに

5.電話は最後まで丁寧に 

【様々なケースの応対例】

○名指し人が不在の場合

「席を外しております」15～30分程度

「外出しております」終日/戻り時間を伝える

現在の状況を伝えた上で、折返し電話をするの代わりに用件を聞くのかなどの対応をとります。

○途中で電話が切れてしまった場合

掛け手側から掛け直すのが原則です。

たとえ先方のミスで切れてしまったとしても

「先程は途中で切れてしまい、失礼致しました」とお詫びをします。

○相手の声が聞き取れない場合

「恐れ入りますが、お電話が少々遠いようです」と電話のせいにし、再度たずねましょう。NGワードは「声が小さい」です。

（「社会福祉法人さくらんぼの里　職員ルールブック」令和７年版　p.21)

【引用おわり】

　電話の応対一つで、施設の印象が分かってしまう。相手に対して好印象を与えられるよう、日々の電話応対も丁寧をこころがける必要がある。 

【利用者向け1579】投票してきた

　今日(きょう)は　令和(れいわ)８年２月１０日　火曜日(かようび)。

　２月８日に行(おこな)われた　衆議院選挙(しゅうぎいんせんきょ)で

　投票(とうひょう)してきたと　言(い)っていた人(ひと)が　何人(なんにん)もいました。

　お父(とう)さんといっしょに　投票所(とうひょうじょ)に　行(い)ってきたそうです。

　だれに投票(とうひょう)したかは　聞(き)きませんでした。

　でも　自分(じぶん)から　ぽろっと　言(い)っていた人(ひと)もいましたが。

　

　 

職員ルールブック(19) 「チームワーク」

 　本法人の「職員ルールブック」の令和7年版(令和7年12月刊)の紹介をしていく。第１９回目の引用である。次の引用は、「仕事に関すること」の項目における「チームワーク」に関する内容だ。職員一人ひとりがチームの一員として、支え合って活動している。それによって、それぞれの力をさらにパワーアップするのである。

【引用はじめ】

チームワーク

●皆でチームとして守っていきましょう。 

① 人は周りに支え、支えられながら活動していることを意識しよう。

② 職場内での「ありがとう」を忘れないように。

③ 職場の仲間同士でも気持ちいい挨拶・返事を徹底しよう。

④ 報告・連絡・相談は「５W２H」を意識して行おう。

⑤ 外出中のスケジュール変更は必ず連絡。

⑥ 与えられた仕事の期日は必ず確認し合おう。

⑦ 上司の指示を職員は必ずメモして期日確認しよう。

⑧ ネガティブな会話はしないように努力する。嫌な気持を回りに振り撒きます。

⑨ 新人には特に気をくばろう（何をしていいのか何も分からない為）。

⑩ 経営理念・行動指針・ビジョン・ルールブックを常に心がけておこう

⑪ 外出時には、行き先・帰える時間を明確に伝えておく。また遅れる場合は事業所に必ず報告しよう。

（「社会福祉法人さくらんぼの里　職員ルールブック」令和７年版　p.20)

【引用おわり】

　互いが気持ちよく働く場をつくれるようにする。それには、不得意を補い合い、得意を積極的に発揮するのだ。それぞれの役割を十二分に発揮できるようにするのである。 

【利用者向け1578】フィギュアスケート団体戦銀メダル

　今日(きょう)は　令和(れいわ)８年２月９日　月曜日(げつようび)。

　「2026ミラノ・コルティナ冬季(とうき)オリンピック」で　フィギュアスケートの

　団体戦(だんたいせん)で　日本(にほん)は　銀(ぎん)メダルを　獲得(かくとく)

　しました。

　日本選手(にほんせんしゅ)一人(ひとり)ひとりが　完璧(かんぺき)な演技(えんぎ)を

　繰(く)り広(ひろ)げました。

　米国(べいこく)の選手(せんしゅ)たちは　それ以上(いじょう)の演技(えんぎ)を

　行(おこな)い　金(きん)メダルを獲得(かくとく)しました。

　

　 

職員ルールブック(18) 「会議のルール」

 　本法人の「職員ルールブック」の令和7年版(令和7年12月刊)の紹介をしていく。第１８回目の引用である。次の引用は、「仕事に関すること」の項目における「会議のルール」に関する内容だ。会議に関する基本的ルール、そして、会議についての「事前準備」「開始時」「会議中」「会議後」のあり方を記した。

【引用はじめ】

会議のルール

◎　会議は短く、目的重視で！

共有・意思決定・意見出しの場を、簡潔かつ建設的に進めるためのルールです。

📝 事前準備

• 会議の目的を明確にする（報告・連絡・意見出し・決定）

• 必要な資料を事前に確認・配布する

• 開始時間・終了時間を設定し、参加者に周知する

• 会場・オンライン接続環境を確認する

• 開始時刻前に必ず集合し、遅れない●会議は短く、目的重視で！

🚀 開始時

• 終了時間を再確認（原則最長2時間）

• 会議の目的を再確認し、全員で共有する

• 「何が完了したら終了か」を明確にする（ゴール設定）

💬 会議中

• 建設的な意見を出す（批判より改善提案）

• 脇道に逸れないように進行役が調整する

• 発言には「うなづき」や相槌で反応し、聞く姿勢を示す

• 目的を見失わず、議題に集中する

• 決定事項はその場で確認し、曖昧にしない

✅ 会議後

• 決定事項・担当者・期限を明文化して共有する

•         議事録は簡潔にまとめ、速やかに配布する

• 次回に向けた改善点を振り返る

🎯 効率化のポイント

• 「目的・時間・成果」を常に意識する

• 会議は情報共有よりも意思決定を優先する

• 発言は簡潔に、結論から述べる

• 全員が参加しやすい雰囲気をつくる

（「社会福祉法人さくらんぼの里　職員ルールブック」令和７年版　p.19)

【引用おわり】

　効率的な会議はいかにあるべきかを述べている。会議は意志決定の場であることを強調していることは重要な観点だ。

【利用者向け1577】衆議院選挙の日

　今日(きょう)は　令和(れいわ)８年２月８日　日曜日(にちようび)。

　今日(きょう)は　「衆議院選挙(しゅうぎいんせんきょ)」の日です。

　みんなにも　投票入場券(とうひょうにゅうじょうけん)が　届(とど)いている

　はずです。

　それを持(も)って　近(ちか)くの投票会場(とうひょうかいじょう)に出(で)かけ

　ましょう。

　午後(ごご)８時まで　投票(とうひょう)できることになっています。

　天気(てんき)は　どうなるか。

　大雪(おおゆき)になりそうという　予報(よほう)でしたが　山形市内(やまがたしない)

　は　そうでもなさそうです。 

職員ルールブック(17) 「整理・整頓の基本『５Ｓ』」

 　本法人の「職員ルールブック」の令和7年版(令和7年12月刊)の紹介をしていく。第１７回目の引用である。次の引用は、「仕事に関すること」の項目における「整理・整頓の基本『５Ｓ』」に関する内容だ。５Ｓの意味、実践方法について記した。

【引用はじめ】

整理・整頓の基本「５Ｓ」

🌱 ５Sの意味

• 整理（Seiri）：不要なものを捨てる

• 整頓（Seiton）：必要なものを使いやすく配置する

• 清掃（Seiso）：常にきれいに掃除する

• 清潔（Seiketsu）：整理・整頓・清掃を維持する

• 躾（Shitsuke）：決められたことを習慣化する

📌 仕事に結びつけるポイント

５S項目	職員の行動例	能率的な仕事への効果
整理	不要な書類や物品を定期的に処分する	探す時間を減らし、作業効率アップ
整頓	必要な資料や備品を決まった場所に置く	誰でもすぐに取り出せ、業務が滞らない
清掃	机や共有スペースを毎日整える	気持ちよく仕事ができ、事故やミス防止
清潔	整理・整頓・清掃を継続する仕組みを作る	職場環境が安定し、能率が持続する
躾	ルールを守り、習慣化する	全員が同じ基準で動けるため、チーム力向上

🎯 実践方法

• チェックリスト化：毎日の「５S確認項目」を作り、職員がセルフチェックできるようにする

• 見える化：備品や資料の置き場所をラベル表示し、誰でも分かるようにする

• 習慣化：朝礼や終礼で「５S確認」を取り入れ、日常業務に組み込む

• 改善サイクル：月１回の「５S点検日」を設け、改善提案を共有する

（「社会福祉法人さくらんぼの里　職員ルールブック」令和７年版　p.18)

【引用おわり】

　整理整頓のあり方を身につければ、仕事の効率化を図ることが可能だ。日常的にちょっと面倒という思いが問題を蓄積しがちだ。整理整頓の習慣化・システム化は、小さなことから始める。例えば、机上の積み上がった下にある書類を捨ててみよう。それを１か月も続ければ、書類もだいぶ減るはずだ。机もすっきりしてくる。